Desafio de Negócio
A VB Cosmetics, Inc., fabricante do sistema de cuidados para unhas Dazzle Dry® (dazzledry.com), buscava expandir seus canais de vendas digitais sem adicionar complexidade administrativa. Com a Amazon se tornando um canal de vendas em rápido crescimento, a empresa precisava de uma maneira de capturar automaticamente os pedidos do sistema Fulfillment by Amazon (FBA) e integrá-los ao ERP SYSPRO — sem redigitação manual ou atrasos no processamento.
Os principais objetivos da VB Cosmetics incluíam:
- Automatizar a criação de pedidos de venda da Amazon para o SYSPRO
- Eliminar a conciliação manual de pedidos e faturas
- Garantir o alinhamento automático entre o processamento de pedidos e os registros financeiros
- Criar uma estrutura de integração escalável para suportar o crescimento do e-commerce
Desafios tecnológicos
Com o aumento das vendas na Amazon, os processos manuais da VB Cosmetics criaram diversos gargalos operacionais:
- Entrada manual de pedidos: a equipe precisava reinserir os pedidos do FBA no SYSPRO, o que causava atrasos e erros.
- Faturamento com atraso: Sem automação, as faturas ficavam atrasadas em relação ao processamento dos pedidos.
- Dados restritos: O acesso limitado da Amazon aos dados dos clientes exigia mapeamento e gerenciamento cuidadosos.
- Riscos de escalabilidade: Os fluxos de trabalho manuais não conseguiam acompanhar os picos sazonais ou o crescimento sustentado.
A Solução Magic
A VB Cosmetics recorreu à Magic Software para automatizar seu fluxo de trabalho entre a Amazon e o SYSPRO usando a Plataforma de Integração Magic xpi. Aproveitando os conectores pré-construídos e a estrutura de baixo código do Magic xpi, a Magic implementou uma solução robusta que:
- Recupera relatórios do FBA Amazon e cria automaticamente os pedidos de venda correspondentes no SYSPRO como “Pedidos em Aberto”
- Atribui todos os pedidos a uma conta de cliente “Amazon” dedicada para simplificar o processamento
- Automatiza a criação de faturas de contas a receber e o lançamento de pagamentos após cada pedido de venda
- Inclui tratamento estruturado de erros e notificações por e-mail para visibilidade imediata
- É executada em uma programação predefinida para manter a sincronização quase em tempo real
Ao automatizar todo o processo, a Magic eliminou gargalos manuais e melhorou a precisão dos dados, criando uma estrutura de integração confiável e escalável para as operações de e-commerce da VB Cosmetics.
“A VB Cosmetics tem expandido rapidamente seus canais de distribuição, e a Amazon foi fundamental para desbloquear novas oportunidades. A equipe de integração da Magic foi incrivelmente prestativa e flexível, adaptando-se rapidamente ao nosso ambiente dinâmico, enquanto desenvolvia e resolvia quaisquer problemas que surgissem.” — Bijan Dosi, Gerente de Projetos, VB Cosmetics
Resultados
A VB Cosmetics alcançou melhorias mensuráveis em áreas operacionais chave:
- Automação de ponta a ponta: Os pedidos fluem perfeitamente do Amazon FBA para o SYSPRO — sem entrada manual ou conciliação.
- Do pedido à fatura mais rápido: O faturamento e o lançamento de pagamentos automatizados reduzem o ciclo de recebimento.
- Precisão de dados aprimorada: Mapeamentos padronizados e tratamento automatizado de erros garantem dados limpos em todos os sistemas.
- Sincronização quase em tempo real: Fluxos de trabalho agendados mantêm a Amazon e o SYSPRO continuamente alinhados.
- Aumento da eficiência: O tempo da equipe é redirecionado da entrada manual para atividades comerciais de alto valor.
- Escalabilidade preparada para o futuro: A estrutura suporta crescimento, novas linhas de produtos e picos sazonais.
Conclusão
Com a Amazon e o SYSPRO agora trabalhando em sincronia, a VB Cosmetics construiu uma base sólida e escalável para o crescimento contínuo do comércio eletrônico. A automação alcançada com o Magic xpi simplificou as operações, reduziu erros manuais e permitiu que a empresa se concentrasse na expansão de sua presença no mercado com confiança.
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