Mit der Magic xpi Integrationsplattform integriert die Hochschule Osnabrück ihre Campus-Management-Software CampusNet nahtlos mit dem Identity & Access Management (IAM). Insbesondere in der systemübergreifenden Verknüpfung von CampusNet und IAM werden heute über 90 Prozent der relevanten Prozesse automatisiert abgebildet. Dadurch entsteht ein durchgängiger, digital unterstützter Studierendenlebenszyklus – vom Bewerberstatus bis zur Exmatrikulation – bei gleichzeitiger Entlastung von IT und Verwaltung.
Der persönliche Kontakt bleibt ein zentraler Bestandteil der Hochschulprozesse. Insbesondere im Studierendensekretariat werden viele Vorgänge bewusst manuell bearbeitet, da sie individuelle Kommunikation, Beratung und direkte Interaktion mit Bewerberinnen, Bewerbern und Studierenden erfordern. Die Automatisierung ergänzt diese Tätigkeiten gezielt im Hintergrund. So entstehen stabile, hochautomatisierte Systemprozesse mit reduzierten Fehlerquoten – und zugleich mehr Zeit für qualitätsvolle Betreuung und serviceorientierte Verwaltungsarbeit.
Die Hochschule Osnabrück ist die größte Hochschule für angewandte Wissenschaften in Niedersachsen und zählt zu den leistungsstärksten Einrichtungen ihrer Art. Mit vier Fakultäten und dem Institut für Musik an den Standorten Osnabrück und Lingen sowie einem breiten Studien- und Forschungsangebot verfolgt sie das Ziel, ihre Position nachhaltig auszubauen. Neben der Weiterentwicklung von Studium, Lehre und Forschung spielt die Digitalisierung von Hochschulprozessen eine zentrale Rolle.
Ausgangslage
Ein hoher Grad an Automatisierung, Integration und Digitalisierung ist entscheidend für die Zukunftsfähigkeit von Hochschulen. Digitalisierung bedeutet dabei insbesondere durchgängig maschinenlesbare, interoperable und nachvollziehbare Prozesse. Die bestehende IT-Landschaft konnte diese Anforderungen nicht mehr erfüllen: Prozesse waren unzureichend dokumentiert, Logfiles schwer interpretierbar und eine eigenständige Fehleranalyse kaum möglich. Zudem fehlte eine transparente Übersicht über bestehende Integrationen und deren Abhängigkeiten. Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung erwiesen sich als aufwendig und fehleranfällig. Vor diesem Hintergrund entschied sich das IT Service Center der Hochschule für eine grundlegende Modernisierung der Integrationsarchitektur und der zugrunde liegenden Prozesse.
Lösung
Mit der aktuellen Version der Magic xpi Integrationsplattform, die als reine On-Premises-Lösung im hochschuleigenen Rechenzentrum betrieben wird, etablierte die Hochschule eine zentrale Integrations- und Data-Hub-Plattform zwischen CampusNet und dem Identity & Access Management. Magic xpi steuert und orchestriert sämtliche systemseitigen Integrations- und Automatisierungsprozesse und übernimmt zugleich die Konsolidierung sowie die Bereitstellung harmonisierter Daten. Während fachliche und kommunikative Aufgaben weiterhin manuell erfolgen, bildet Magic xpi die technologische Basis für einen hochgradig automatisierten, konsistenten und nachvollziehbaren Datenaustausch zwischen den Kern-IT-Systemen und unterstützt so den gesamten Student Life Cycle optimal.
Prozessanalyse und -optimierung
Vor der technischen Umsetzung wurden alle relevanten Prozesse strukturiert analysiert, fachlich bewertet und neu ausgerichtet. Fachbereiche und IT arbeiteten eng zusammen, um Schwachstellen zu identifizieren und Optimierungspotenziale gezielt umzusetzen. Die Realisierung erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen dem IT Service Center der Hochschule, dem Professional-Services-Team von Magic Software und dem IT-Partner Datenlotsen Informationssysteme GmbH.
Ziel war es, systemseitige Abläufe zu vereinfachen, transparenter zu gestalten und auf Basis langjähriger Projekterfahrung gezielt zu optimieren – beispielsweise bei Statusänderungen im Studienverlauf, bei Studiengangwechseln oder bei der automatisierten Provisionierung und Deprovisionierung von Benutzerkonten.
Technische Integration mit der Magic xpi Integrationsplattform
Im Hochschulumfeld umfasst Identity & Access Management (IAM) die zentrale Verwaltung digitaler Identitäten von Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden sowie deren Zugriffsrechte auf IT-Systeme. IAM begleitet den gesamten Lebenszyklus einer Identität – von der Anlage über Rollen- und Rechtevergabe bis hin zur automatisierten Deaktivierung – und ist in weiten Teilen automatisiert umgesetzt.
CampusNet® ist ein integriertes Campus-Management-System, das den Student Life Cycle digital unterstützt. Es bildet Bewerbungs- und Zulassungsprozesse, Immatrikulationen, Rückmeldungen, Studiengangwechsel, Stornierungen und Exmatrikulationen systemseitig ab und stellt die fachliche Grundlage für zahlreiche Verwaltungsprozesse dar.
Magic xpi fungiert als zentrale Integrations-, Automatisierungs- und Workflow-Plattform zwischen CampusNet und dem IAM. Grundlage bildet die standardisierte DSF-Schnittstelle von CampusNet. Über Magic xpi als Workflow Engine werden relevante Studierendendaten verarbeitet, Attribute abgefragt und automatisierte Prozesse ausgelöst. Bestehende Webservice-Logiken werden genutzt, erweitert und flexibel in die Integrationsarchitektur eingebunden.
Ergebnisse
- In der Integration zwischen CampusNet und dem Identity & Access Management erreicht die Hochschule Osnabrück heute einen Automatisierungsgrad von über 90 Prozent. Diese hochautomatisierten Systemprozesse bilden das Rückgrat des digital unterstützten Studierendenlebenszyklus.
- Fachlich notwendige, interaktive Tätigkeiten – insbesondere im Studierendensekretariat – bleiben manuell und profitieren indirekt von der Automatisierung durch konsistente Daten, reduzierte Rückfragen und höhere Prozesssicherheit.
- Die zentrale Integrationsplattform sorgt für stabile Schnittstellen, transparente Abläufe und konsistente Datenflüsse. Das IT Service Center kann Fehler eigenständig analysieren und gezielt eingrenzen, was den operativen Betrieb nachhaltig effizienter macht. Magic xpi läuft äußerst stabil und reduziert die Abhängigkeit von externem Support.
- Dank verfügbarer Standardkonnektoren sowie der Möglichkeit, individuelle Konnektoren flexibel zu entwickeln, bietet die Magic Plattform eine hohe Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit bei der Integration weiterer Systeme.
„Der Projekterfolg basierte auf einem agilen, kompetenten Team, klaren Anforderungen, kurzen Entscheidungswegen und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit auf Augenhöhe zwischen Hochschule, Magic Software und den Datenlotsen.“
Dipl.-Ing. Marion Krabbemeyer
IT Service Center, Bereich IT- Infrastruktur der Hochschule Osnabrück
Ausblick
Die Hochschule Osnabrück versteht Automatisierung und Digitalisierung nicht als einmaliges Projekt, sondern als kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Bestehende Abläufe werden regelmäßig überprüft: Welche systemseitigen Schritte lassen sich weiter automatisieren? Wo kann Integration zusätzliche Effizienz schaffen, ohne den persönlichen Service zu beeinträchtigen?
Die eingesetzte Magic Workflow- und Integrationsplattform bietet hierfür eine stabile, flexible und zukunftssichere Grundlage. Auch die Anbindung weiterer interner und externer Systeme ist jederzeit möglich und unterstützt die Hochschule dabei, Digitalisierung und Serviceorientierung nachhaltig in Einklang zu bringen.
Über die Datenlosten Informationssysteme GmbH:
Die Datenlotsen entwickeln End-to-End-Software für das Prozessmanagement in der Bildung. Sie sind seit 2003 im Hochschulmarkt tätig und haben sich zu einem technologie- und innovationsführenden Unternehmen und damit zum größten kommerziellen Anbietenden für Hochschulsoftware im deutschsprachigen Raum entwickelt (Higher Education).
